当社は個人情報保護の重要性に鑑み、また保険業に対するお客様の信頼をより向上するため、個人情報保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という)、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」という)、その他の関連法令、関係官庁からのガイドライン、特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドラインなどを遵守して、個人情報を厳正・適切に取り扱うとともに安全管理について適切な措置を講じます。

当社は業務に従事している者等への教育・指導を徹底し、個人情報の取扱いが適正に行われるように取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱いおよび安全管理にかかる適切な措置については適宜見直しを行い、改善します。

１．個人情報の取得・利用

当社は業務上必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得・利用します。
なお、各種お問合せ、ご相談等に際して、内容を正確に記録するため、通話の録音などにより個人情報(下記７．個人番号および特定個人情報等のお取扱いを除きます)を取得することがあります。また、当社は他の事業者から保険募集業務及び事務代行業務の委託を受けております。
当社への業務委託元事業者については、2．個人情報の利用目的の項をご覧ください。

２．個人情報の利用目的

当社は、保険会社からの保険業務の委託を受けて、取得した個人情報(個人番号および特定個人情報を除きます)を当該業務の遂行に必要な範囲で利用します。
当社は複数の保険会社と取引があり、取得した個人情報の取引のある保険会社の商品・サービスをご提案するためにご利用させていただくことがあります。
当社における具体的な個人情報の利用目的は次の通りであり、それら以外のほかの目的に利用することはありません。
当社が取り扱う損害保険、生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供
上記の利用目的の変更は、相当の関連性を有すると合理的に認められている範囲にて、変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面(電磁的記録を含む。以下同じ。)などにより通知し、または当社ホームページなどにより公表します。
なお、当社は他の事業者から個人情報の処理の全部または一部について業務委託を受ける場合があります。この場合は、当該受託業務の遂行に必要な範囲内を超えて利用しません。
当社に業務を委託している事業者からの委託業務における個人情報の利用目的や取扱い、紹介窓口についてはそれぞれ次のホームページをご覧ください。

【当社と取引のある会社】
≪損害保険≫
・東京海上日動火災株式会社
・日新火災海上保険株式会社
・あいおいニッセイ同和損害保険株式会社
≪生命保険≫
・メットライフ生命保険株式会社
・東京海上日動あんしん生命保険株式会社
・フコク生命保険相互会社
・日本生命保険相互会社
・はなさく生命保険株式会社

３．個人データの第三者への提供および第三者からの取得

(1)当社は次の場合を除き、あらかじめご本人の同意なく第三者(業務委託元事業者を除きます)に個人データ(個人番号および特定個人情報を除きます)を提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 当社の業務遂行上必要な範囲内で、業務委託先に提供する場合
3. 当社のグループ会社との間で共同利用する場合
4. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
5. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
6. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けたものが法令の定める事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
7. 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害する恐れがある場合を除く。)

(2)個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき(個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。)、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法律で定める事項を記録し、保管します。

４．個人データの取扱いの委託

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データ(下記７．個人番号および特定個人情報等のお取扱いを含みます。)の取り扱いを外部に委託することがあります。当社が外部に個人データの取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
当社では、例えば次のような場合に、個人データの取扱いを委託する場合があります。

1. 保険業務の発送処理に係る業務
2. 情報システムの開発・保守・運用にかかわる業務

５．個人関連情報の第三者への提供

(1)当社は、法令で定める場合を除き、第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することを認める旨の同意が得られていることを確認することをしないで、当該情報を提供しません。

(2)当社は、法令で定める場合を除き、前項の確認に基づき個人関連情報を第三者に提供した場合は、当該提供に関する事項(いつ、どのような提供先に、どのような個人関連情報を提供したか、どのように第三者が本人の同意を得たか等)について確認・記録します。

６．センシティブ情報のお取扱い

当社は、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます。)ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療及び性生活に関する個人情報(センシティブ情報)については次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
5. 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者に提供する場合
6. 相続手続きを伴う保険金支払い事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
7. 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

７．個人番号および特定個人情報等のお取扱い

当社は、個人番号および特定個人情報について、法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。番号法で限定的に明示された場合を除き、個人番号および特定個人情報を第三者に提供しません。

８．個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正等、利用停止等

個人情報保護法に基づく保有個人データ(上記７．個人番号および特定個人情報等のお取扱いを含みます)の開示(確認・記録の開示を含む)、訂正または利用停止等に関するご請求については、データの保有者である保険会社に対してお取次ぎいたします。

９．個人データの安全管理措置の概要

当社は、個人データ(上記７．個人番号および特定個人情報等のお取扱いを含みます)の漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人データの安全管理のため取扱規定等の整備および安全管理措置にかかる実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成のための適切な措置を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。
当社は、個人データの安全管理措置に関する社内規定を別途定めており、その具体的内容は主として以下の通りです。

(1)基本方針の整備
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。

(2)個人データの安全管理にかかる取扱規定の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規定を整備し、必要に応じて見直しています。

(3)組織的安全管理措置
・個人データの管理責任者等の設置
・就業規則等における安全管理措置の整備
・個人データの安全管理にかかる取扱規定に従った運用
・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
・個人データの取扱状況の点検および監査体制の整備と実施
・漏えい等事案に対応する体制の整備

(4)人的安全管理措置
・従業者との個人データの非開示契約等の締結
・従業者の役割・責任等の明確化
・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育および訓練
・従業者による個人データ管理手続きの遵守状況の確認

(5)物理的安全管理措置
・個人データの取扱区域等の管理
・機器および電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・個人データの削除および機器、電子媒体等の廃棄

(6)技術的安全管理措置
・個人データの利用者の識別および認証
・個人データの管理区分の設定およびアクセス制限
・個人データへのアクセス権限の管理
・個人データの漏えい・毀損等の防止策
・個人データへのアクセスの記録および分析
・個人データを取り扱う情報システムの稼働状況の記録および分析
・個人データを取り扱う情報システムの監視および監査

(7)委託先の監督
個人データの取扱を委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託にかかる取扱規定を整備し、定期的に見直しています。

(8)外的環境の把握
個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

１０．仮名加工情報の取扱い

(1)仮名加工情報の作成
当社は、仮名加工情報(法令を定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報)を作成する場合には、以下の対応を行います。

1. 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
2. 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること

１１．匿名加工情報の取扱い

(1)匿名加工情報の作成
当社は匿名加工情報(法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの)を作成する場合には、以下の対応を行います。

1. 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
2. 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
3. 作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
4. 作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと

(2)匿名加工情報の提供
当社は匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

１２．お問合せ窓口

ご連絡先は下記のお問合せ窓口となります。また保険事故に関する照会については保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にもお問い合わせいただくことができます。
なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

【お問合せ先】　伊藤産業有限会社

所在地：〒197-0013　東京都福生市武蔵野台2-3-20-102
代表者：代表取締役　伊藤　将英
電話：042-533-6215
受付時間：9：00-18：00(日曜祝祭日・年末年始を除く)
HP：https://www.mac-ito.com/

当社からのEメール、ダイレクトメール等による新商品・サービスのご案内について、ご希望されない場合は上記お問い合わせ先までお申し出ください

2023年8月1日改定